Anfrageprozess · Dienstleistung
Vom Erstkontakt zum vollständigen Leistungsbriefing.
Der Ablauf ordnet eingehende Anfragen und bereitet eine fachliche Entscheidung vor. Er erstellt keine eigenständige Beratung, keinen Preis und keine Leistungszusage.
Eingang
E-Mail, Formular und Telefonnotiz als einen Vorgang erfassen
Kontaktweg, Unternehmen oder Person, Leistungswunsch, gewünschter Zeitraum und vorhandene Unterlagen werden zusammengeführt. Der Originaleingang bleibt als Quelle erkennbar.
- Eingangskanal und Zeitpunkt
- Kontakt- und Rückfragemöglichkeit
- Leistungswunsch und vorhandene Anhänge
Pflichtangaben
Fehlende Informationen als konkrete Rückfrage markieren
Je Leistungsart wird festgelegt, welche Angaben vor einer fachlichen Prüfung nötig sind. Fehlendes wird nicht ergänzt oder erraten.
- Ziel und erwartetes Ergebnis
- Umfang, Frist oder relevanter Termin
- erforderliche Unterlagen oder Freigaben
Zuständigkeit
Anfrage anhand freigegebener Regeln zur Fachrolle geben
Die Zuordnung darf nur bekannte Kategorien und Zuständigkeiten verwenden. Unklare oder mehrere passende Bereiche erhalten einen sichtbaren Prüfstatus.
Menschliche Grenze
Umfang, Beratung, Preis und Zusage bleiben beim Team
Die zuständige Fachperson entscheidet, ob die Anfrage fachlich passt, welche Rückfragen nötig sind und ob ein Angebot oder Termin zugesagt werden kann. Beschwerden und besondere Bedingungen verlassen den Standardweg.
Ergebnis
Ein vollständiges Anfragebriefing mit offenen Punkten
Das Team erhält Originalquelle, strukturierte Angaben, fehlende Informationen, vorgeschlagene Zuständigkeit und nächsten Prüfpunkt – keinen automatisch geschlossenen Auftrag.
- Quellen- und Eingangsstatus
- vollständige Angaben plus offene Fragen
- benannte Fachrolle und Ausnahmeweg