Anfrageprozess · Tourismus
Anfrage oder Buchung vorbereiten, ohne Verfügbarkeit oder Kulanz zu erfinden.
Der Ablauf strukturiert wiederkehrende Gästeanliegen mit freigegebenen Informationen. Buchungsbestätigung, Preisänderung, Storno, Beschwerde und Sonderzusage bleiben bei einer zuständigen Person oder im führenden Buchungssystem.
Eingang
Direktanfrage, Formular, E-Mail oder Telefonnotiz zuordnen
Der Ursprung bleibt sichtbar. Eine vorhandene Buchungsreferenz wird übernommen; ohne Referenz entsteht kein erfundener Bestand.
- Anreise und Abreise oder gewünschter Termin
- Personenzahl und angefragte Leistung
- Kontaktweg, Sprache und vorhandene Referenz
Pflichtangaben
Fehlende Angaben vor einer Antwort sichtbar machen
Der Betrieb legt fest, welche Informationen für die jeweilige Anfrageart erforderlich sind. Barrierefreiheit, besondere Bedürfnisse oder Zusatzleistungen werden als Prüfpunkt an die Fachrolle gegeben.
Wissensgrundlage
Nur freigegebene Hausinformationen in einen Entwurf übernehmen
Leistungsbeschreibung, Anreisehinweis, Öffnungszeit oder Regel stammen aus einer benannten und versionierten Quelle. Verfügbarkeit und tagesabhängige Konditionen werden ausschließlich aus dem dafür vorgesehenen System übernommen.
Menschliche Grenze
Storno, Beschwerde, Kulanz und Sonderzusage eskalieren
Der Standardweg endet bei widersprüchlichen Daten, unklarer Verfügbarkeit, Zahlungs- oder Vertragsfragen sowie emotionalen oder individuellen Anliegen. Eine benannte Rolle entscheidet weiter.
Ergebnis
Antwortentwurf und Bearbeitungsstatus statt automatischer Zusage
Das Team erhält Anfrage, verwendete Quellen, fehlende Angaben, Buchungs- oder Vorgangsstatus und den nächsten fachlichen Schritt.
- keine erfundene Verfügbarkeit
- Quelle und Versionsstand am Entwurf
- zuständige Rolle für jeden Sonderfall